Implementación de la facturación electrónica: guía paso a paso

El formato digital busca garantizar una mayor transparencia y reducir la morosidad. Aunque el Gobierno ha dado un plazo para la adaptación de los empresarios y autónomos, lo cierto es que todavía surgen dudas sobre su funcionamiento.

Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica

Es lógico preguntarse cómo hacer una factura electrónica, y da lo mismo si uno es nuevo en el mundo de los negocios como si lleva tiempo. La normativa es aplicable para todos y la obligación de su emisión depende de la facturación anual. Conozcamos algunos aspectos fundamentales como sus características y los requisitos técnicos.

La obligatoriedad de la facturación electrónica en España

Antes de explicar en qué consiste la facturación electrónica, es esencial saber que nuestro país ha aprobado diferentes normativas para el desarrollo empresarial y evitar la infracción tributaria. Una de estas regulaciones es la ley 11 2021 antifraude fiscal, un mecanismo de prevención y control de los sistemas informáticos de facturación para garantizar la integridad e inalterabilidad de estos documentos.

Dentro de este contexto, también nos podemos preguntar ¿Qué es la Ley de Crea y Crece? Se trata de una de las principales reformas del Plan de Recuperación del Gobierno de España para impulsar la competitividad empresarial.

El citado reglamento obliga a los empresarios y profesionales a cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica en el plazo de un año si la facturación supera los 8 000 000 de euros y de dos años si las operaciones son inferiores a este importe (previsible durante el primer cuatrimestre de 2025).

Cómo implementar la factura electrónica

Para poder emitir estas facturas electrónicas, es necesario contar con un programa de facturación que reúna los requisitos que exige la ley. A partir del 1 de julio de 2025, según el reglamento, los desarrolladores de software deben asegurarse de que se cumplen para adaptarse a la Ley Antifraude. De no cumplirse, se establecen multas máximas de 3000 euros por incumplimiento.

•    El primer paso es escoger el proveedor adecuado para implementar un programa autorizado por la Administración. Se recomienda que el software disponga de interfaz intuitiva, uso fácil y flexibilidad.

•    Cuando se dispone del software adecuado, tan solo hay que exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan.

•    La factura digital tiene que emitirse en los formatos e-factura, XML o EDI.

•    Existen dos tipos de facturas electrónicas que dependen de si el formato es o no estructurado. La primera alternativa es más recomendable, puesto que el programa emisor y receptor la reconocen. En el segundo caso, se emplea el sistema OCR para su procesamiento.

En conclusión, estos son los pasos que se deben seguir para implementar la facturación electrónica en un negocio. Para obtener un asesoramiento profesional sobre la solución digital que más le conviene a una empresa, recomendamos ponerse en contacto con Cegid, compañía líder en este mercado con productos de gestión muy eficaces para los profesionales de las finanzas.